Excel verilerinden sunum hazırlamak için önce tablodaki sayının neyi ölçtüğünü, hangi dönemi kapsadığını ve hangi karşılaştırmanın anlamlı olduğunu belirleyin. Sonra dinleyicinin sorusunu cevaplayan küçük bir veri kümesi seçin. Bir tabloyu slayta yapıştırmak tek başına veri hikâyesi oluşturmaz. Başlığın iddiası, grafiğin gösterdiği örüntü ve kaynaktaki değerler birbiriyle uyuşmalıdır. Eksik hücreler veya farklı birimler tasarım aşamasından önce ele alınmalıdır.
Veri tanımını sayılardan önce kontrol edin
Sütun başlıklarını ve hesaplama biçimini okuyun. “Başvuru”, “onaylı başvuru” ve “benzersiz başvuru sahibi” farklı ölçütlerdir. Aynı dosyada bulunmaları doğrudan karşılaştırılabilecekleri anlamına gelmez. Dönem, para birimi ve dahil edilen grupları not edin. Formülle hesaplanan hücrelerde görünen değerin hangi girdilere bağlı olduğunu inceleyin. Veriyi başka ortama aktarırken formülün değil sonucun taşınabileceğini düşünün. Kaynağın sürüm tarihini de sunum notunuza ekleyin.
Temizleme kararlarını kaydedin
Boş hücreyi sıfıra dönüştürmeden önce ne anlama geldiğini araştırın. Yinelenen satırlar gerçek ayrı kayıtlar olabilir. Filtre veya gizli satır nedeniyle toplamın değişip değişmediğini kontrol edin. Etiketleri birleştiriyorsanız hangi grupların aynı kategoriye alındığını not edin. Küçük bir temizleme günlüğü, daha sonra “Bu toplam neden değişti?” sorusunu cevaplamanızı kolaylaştırır. Verinin tamamını yeniden yazmak yerine sunumda kullandığınız değerleri kaynak hücre veya tabloyla eşleştirin.
Soruyla uyumlu grafik seçin
Zamandaki değişimi göstermek için zaman sırası önemlidir. Kategorileri karşılaştırırken ortak ölçek ve tutarlı ölçüt gerekir. Parça bütün ilişkisi anlatıyorsanız toplamın gerçekten aynı bütünü temsil ettiğinden emin olun. Üç boyutlu süsler veya daraltılmış eksenler farkı olduğundan büyük gösterebilir. Grafik başlığı “Sonuçlar” gibi genel olmak yerine ölçülen durumu söylesin, fakat nedensellik iddiası eklemesin. “İletişim sonrası başvurular arttı” ile “İletişim başvuruları artırdı” aynı iddia değildir.
Küçük bir örnek üzerinden çalışın
Bir kulübün etkinlik kayıtlarını düşünün. Aylara göre başvuru ve katılım sayıları varsa önce bunların aynı etkinlik grubuna ait olup olmadığını denetleyin. Sonra sunum sorusunu seçin: Katılım kapasitesi mi, başvuru akışı mı incelenecek? İki sorunun aynı grafiğe sıkıştırılması okunmayı zorlaştırabilir. Örnek komut: “Bu tablodaki aylık katılım değişimini açıklayan bir sunum taslağı öner. Eksik ayları sıfır sayma. Her grafikte birim ve dönemi belirt. Nedenleri veriden çıkarma; doğrulanacak olası açıklamalar olarak ayır.”
Veriyi bir karar veya soruya bağlayın
Grafikten sonra dinleyicinin neye bakması gerektiğini bir cümleyle açıklayın. Örüntü yoksa varmış gibi bir hikâye kurmayın. Bir sapmayı inceleme önerisi de geçerli bir sonuçtur. Karşılaştırmanın adil olması için kapsam farklarını görünür tutun. Rapor sunumu rehberi bulguları toplantı amacına bağlamayı, hikâye anlatımı rehberi ise veri ile yorum arasındaki geçişi ele alır.
Son görünümü asıl tabloyla karşılaştırın
Sunumda örneklediğiniz birkaç noktayı değil, kullandığınız bütün sayıları denetleyin. Yüzde ile yüzde puanı, yuvarlama ile toplamı ve eksi işaretlerini kontrol edin. Grafik okunmuyorsa yalnız büyütmek yerine kategori sayısını azaltmayı düşünün; dışarıda bıraktığınız kapsamı belirtin. Kaynakça ve atıf kaydıyla veri dosyasının adını, dönemini ve ilgili tabloyu izlenebilir bırakın.
Grafiğe geçmeden önce hesap kontrolü
Seçtiğiniz veri tablosunu ve sunum grafiğini yan yana açın. Özellikle etiketlerin doğru değerle eşleştiğini inceleyin. Bir grafiğin görsel olarak dengeli görünmesi, doğru veriyi gösterdiği anlamına gelmez.
- Kaynakta filtreli bir görünüm kullandıysanız toplamın hangi satırları kapsadığını kaydedin.
- Farklı dönemleri karşılaştırırken dönem uzunluklarının değişip değişmediğini kontrol edin.
- Para birimi, yüzde ve adet gibi farklı ölçütleri aynı eksende belirsiz biçimde birleştirmeyin.
- Bir sapma için neden yazdıysanız bu nedenin tablodan mı, başka bir kaynaktan mı geldiğini açıkça belirtin.
